Co nejméně administrativní zátěže pro ty, kteří žádají o dotaci nebo už řeší podpořené projekty, to je dlouhodobá snaha Technologické agentury ČR (TA ČR). Také v letošním roce bylo realizováno několik změn, které by měly uchazečům a příjemcům usnadňovat život.
První z pozitivních změn je zmírnění podmínek procesu přijímání návrhů projektů do veřejných soutěží. Zatímco dříve znamenala absence některých povinných dokumentů automatické vyřazení ze soutěže, aktuálně lze některé z nich v průběhu formální kontroly doplnit. Jde např. o povinné přílohy návrhu projektu vztahující se k výsledkům (průzkum trhu, patentové rešerše apod.), doložení příloh za externí aplikačních garantyů nebo zveřejnění účetních závěrek. S účetními závěrkami souvisí i další zjednodušení administrativy, kterým je automatické vyplňování ekonomických údajů v návrhu projektu.
Příjemců se týká zrušení povinnosti hlásit některé změny v řešení projektu. Např. změny statutárních orgánů hlavních příjemců či dalších účastníků se budou automaticky stahovat z veřejných zdrojů prostřednictvím služby MAGNUS WEB. Vybrané změny (např. nový výsledek projektu) bude příjemce nově oznamovat prostřednictvím průběžné či závěrečné zprávy. V případě změn, o jejichž umožnění musí příjemce i nadále žádat, zavedla TA ČR některé organizační změny, díky nimž dojde ke zkrácení celého procesu jejich vyřízení.
Optimalizovány byly i procesy probíhající v rámci programu BETA2, jehož prostřednictvím jsou uspokojovány výzkumné potřeby rezortů. Plně byl zprovozněn Informační systém realizace programu BETA2 (ISRB BETA2), což umožňuje elektronizaci a automatizaci procesu řízení potřeby, přes přípravu projektu a veřejnou zakázku až po realizaci projektu. Součástí ISRB je i jedinečný elektronický nástroj pro podávání nabídek (Průvodce). Pouze elektronicky probíhá i komunikace s dotčenými rezorty týkající se jejich výzkumných potřeb a navazujících projektů.
Další opatření jsou výstupy interních projektů TA ČR. Projekt PROADMIN je zaměřen na inovaci vyhlašování, administraci a hodnocení projektů. V současnosti se zaměřuje na změny v procesu oponentních řízení nebo úpravu postupů pro podpis smluv, kontrolu zpráv, poskytování podpory či ukončování projektů. V rámci projektu PROEVAL probíhá inovace procesů evaluace a hodnocení programů. Některé jeho výstupy však mohou být užitečnými nástroji i pro uchazeče. Např. aplikace STARFOS, která umožňuje vyhledávání v projektech oblasti VaVaI podpořených z veřejných prostředků dle zvolených parametrů a filtrů, včetně detailních informací o řešitelích, financování a dosažených výsledcích. Prostřednictvím projektu OTEVŘENÝ ÚŘAD podává TA ČR pomocnou ruku stávajícím i potenciálním uchazečům, kteří budou moci mohou své záměry nově konzultovat s regionálními koordinátory. Najdou je v regionálních kancelářích agentury CZECHINVEST. Jedná se tak o další komunikační nástroj k již známé a dlouhodobě využívané aplikaci HelpDesk.
Realizací výše uvedených opatření nepovažuje TA ČR proces zjednodušování administrativy a komunikace s uchazeči a příjemci rozhodně za ukončený. Aktuálně je řešeno sjednocení obsahu návrhů projektů s průběžnými zprávami o jejich řešení. TA ČR usiluje o sjednocení podmínek s ostatními poskytovateli podpory v oblasti VaV (stran rozpočtů, kontrol atd.) nebo je prověřována možnost napojení na další systémy veřejné správy v souvislosti s vládním dokumentem Digitální Česko.