PROJEKT PROADMIN

PROJEKT PROADMIN
Snižování administrativní zátěže a optimalizace životního cyklu projektů TA ČR

Identifikace projektu

Registrační číslo: CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_025/0006966
Harmonogram: 30 měsíců (1. 6. 2017 – 31. 12. 2019) Prodlouženo o 1 měsíc
Celkový rozpočet: 11 723 656 Kč
Vyčerpáno: 10 819 426 Kč
Zdroje financování: EU podíl 80,86 %, státní rozpočet 19,14 %
Název programu: Operační program Zaměstnanost (číslo výzvy: 03_15_025)
Název výzvy: Projekty organizačních složek státu zaměřené na podporu efektivní veřejné správy

Hlavní cíl projektu

Hlavním cílem projektu bylo zvýšení efektivity vnitřních procesů TA ČR v oblasti administrace projektů. Především bylo nutné optimalizovat systém, který umožní dynamické přidělování podpory a snížení byrokratické zátěže při administraci projektů v rámci celého životního cyklu. Očekávaným přínosem projektu byl dynamičtější způsob vyhlašování veřejných soutěží, snížení byrokratické zátěže pro uchazeče, příjemce i poskytovatele, nižší náklady v rámci procesů schvalování a hodnocení návrhů projektů a projektů v realizaci a zkrácení doby pro rozhodnutí o přidělení podpory oproti stávajícímu stavu. Kritériem dosažitelnosti cílů bylo skutečné uplatnění změněných pravidel pro veřejné soutěže, administraci projektů v realizaci a pro hodnotící procesy oproti stávajícímu stavu a revize provedené v aktuálních vnitřních předpisech TA ČR (směrnice, metodické postupy a manuály).

Cílová skupina

Hlavní cílovou skupinou byli zaměstnanci TA ČR – koordinační, projektoví a programoví pracovníci, kteří se podílejí na přípravě a realizaci veřejných soutěží. Projekt byl velkým přínosem pro zefektivnění jejich každodenní práce, zvýšení kompetencí, zvýšení kvality hodnocení, vytváření dalších možností pro uchazeče a zpřesnění pravidel pro čerpání veřejných prostředků. Do projektu byli zahrnuti také členové předsednictva a vedení TA ČR s odpovědností za procesy spojené s přípravou veřejných soutěží, hodnocením návrhů projektů a hodnocením projektů v průběhu jejich realizace tak, aby bylo možné co nejlépe zajistit efektivní úpravy systému poskytování veřejné podpory. Sekundární cílovou skupinu tvořili uchazeči a příjemci podpory z řad veřejné správy a ostatní poskytovatelé podpory z řad veřejné správy (ministerstva). 

Klíčové aktivity

Cíle projektu bylo dosaženo realizací souboru klíčových aktivit:

KA1: Systém veřejných soutěží
Předmětem aktivity byl návrh zefektivnění a zlepšení v oblasti vyhlašování veřejných soutěží s návrhem systému, který bude dynamický a bude minimálním způsobem administrativně zatěžovat uchazeče a poskytovatele. Cílem bylo snižování byrokracie v průběhu celkového životního cyklu projektu od návrhu po uplatnění projektových výsledků. V rámci aktivity se podařilo zásadně proměnit koncept hlavních parametrů veřejné soutěže, připravit zásadně jiný koncept zadávací dokumentace, usměrnit aplikace genderově senzitivního jazyka do zadávací dokumentace a jejích příloh a aplikovat metody plain language.

KA 2: Systém administrace projektů
Klíčová aktivita měla úzkou vazbu především na procesy hodnocení návrhů projektů ve veřejné soutěži, projektů v realizaci, ale také i hodnocení výsledků po ukončení projektu. Cílem KA2 bylo navržení optimalizace stávajícího systému a hledání řešení, které povedou ke snížení byrokratické zátěže pro příjemce, hodnotitele i pro poskytovatele při činnostech souvisejících s administrací podpořených projektů VaVaI v době jejich realizace. Největšími přínosy této aktivity byly návrhy na úpravy ISTA (uživatelské prostředí, flow na využívání systému při administraci projektů), úprava kategorizace změn a zásadní změny v procesech (zavedení nového typu kontrol, změna plánování, které usnadňuje kontrolu, zásadní změna procesu podpisu smluv).

KA 3: Hodnocení projektů

Aktivita se zaměřila především na zjednodušení a zefektivnění systému hodnocení – výběrem hodnotitelů, zlepšením systému jejich vzdělávání, úpravou oponentských posudků. Z hodnocení bylo odstraněno hodnocení ekonomického zdraví uchazečů, naopak posuzování podniku v obtížích, které je poměrně jasně regulované nařízením Evropské komise bylo přesunuto z hodnocení ve veřejné soutěži do formální kontroly. Implementací automatického výpočtu do informačního systému se výrazně snížila potřeba odborných hodnotitelů tohoto aspektu. Unifikovala se podoba hodnoticích kritérií napříč programy TA ČR. Od hodnocení na bodové ose bylo navíc přikročeno k hodnocení prostřednictvím čtyřstupňové škály se slovním popisem.

Hlavní výstupy projektu

Hlavní výstupy projektu slouží především pro interní účely TA ČR. Jedná se o analytické dokumenty a návrhy možných metodických postupů pro zefektivnění vnitřních procesů TA ČR s pozitivním dopadem na žadatele a příjemce finanční podpory TA ČR, ale také o výstupy z pilotního ověřování využívání těchto přístupů v praxi, na které navazovaly závěrečné semináře pro cílovou skupinu projektu.

V projektu byly vytvořeny tyto hlavní výstupy realizované v rámci jednotlivých klíčových aktivit (KA):

1) Analytická zpráva a návrh možných metodických postupů pro vyhlašování veřejných soutěží (KA1)

2) Analytická zpráva a návrh možných metodických postupů pro administrace projektů (KA2) 

3) Analytická zpráva a návrh možných metodických postupů hodnocení návrhů projektů ve VS a projektů v realizaci (KA3)

Cíle projektu byly naplněny skutečným uplatněním změněných pravidel pro veřejné soutěže, administraci projektů v realizaci a pro hodnotící procesy oproti stávajícímu stavu a revize provedené v aktuálních vnitřních předpisech TA ČR (směrnice, metodické postupy a manuály). 

Konkrétně šlo o úpravu těchto vnitřních předpisů:

  • SME 11 Příprava a vyhlášení veřejné soutěže
  • SME 07 Změnová řízení projektů
  • SME 03 Monitorovací kontroly
  • SME 12 Pro předkládání a zpracování zpráv
  • SME 12 Uzavření smlouvy
  • SME 28 Správa hodnotitelů
  • SME 23 Zajištění zpracování posudků, stanovisek a odborných hodnocení 
  • RAD 03 Statut a jednací řád kolegia odborníků

Projekt byl spolufinancován ze strukturálních fondů Evropské unie, Evropského sociálního fondu, prostřednictvím Operačního programu Zaměstnanost a ze státního rozpočtu ČR.

Více informací naleznete na webových stránkách www.esfcr.cz